Las 5s

5SEn este post os presento otra de las herramientas pertenecientes al campo de la Mejora Continua o Kaizen, las 5s. Se trata de una herramienta muy fácil de explicar y entender, e incluso de aplicar, pero extremadamente compleja de mantener en el tiempo, ya que requiere disciplina y concienciación. Veamos en qué consiste.

El método de las 5s se trata de una herramienta perteneciente al campo de la mejora continua cuyo origen, como era de esperar, se remonta a mediados del siglo XX en Japón y, más concretamente, en el entorno de Toyota.

Es una herramienta que se aplica al puesto de trabajo, aunque puede extrapolarse a cualquier ámbito de la vida, tal como un puesto de estudio, un espacio o habitación en tu casa, etc. Su nombre proviene de utilizar 5 conceptos japoneses que comienzan por la letra “s”: seiri, seiton, seiso, seiketsu, and shitsuke.

En lo que viene a continuación, intentaré explicar de forma muy sencilla cada uno de los conceptos, a los que acompañaré con una imagen de ejemplo realizada en mi escritorio personal, a fin de que veáis el símil que podría tener en un ambiente fabril, de oficina, de laboratorio, de obra o similar:

  1. Seiri (clasificación): basa su significado en clasificar los objetos u herramientas que requieras en el puesto de trabajo, separando, delimitando o eliminando aquellos que no necesites, evitando así interferencias en el método de trabajo. Un símil en mi escritorio, sería la clasificación de todos los elementos, agrupándolos por tipología y eliminando los innecesarios. Por ejemplo, como veis en la comparativa inferior, se han agrupado los libros por un lado, los bolígrafos por otro con ayuda de un cubilete, a la par que se han eliminado los elementos no necesarios y se ha añadido una papelera para separar los desperdicios.

    0s vs 1s

    0s vs 1s

  2. Seiton (orden): mantener el orden en el puesto de trabajo bajo el principio de “cada cosa en su sitio y cada sitio para una cosa”. Es decir, que cada elemento o herramienta debe tener un sitio específico fijo donde se encuentre fácilmente, debiendo estar allí siempre que no esté en uso. En nuestro símil, se han apilado los libros con ayuda de un sujetalibros y se ha realizado un marcaje en la mesa para la posición exacta que debe ocupar cada elemento. En caso de ser necesario, se puede añadir el nombre del elemento que va en cada posición.

    1s vs 2s

    1s vs 2s

  3. Seiso (limpieza): fácil de entender, mantener el puesto de trabajo limpio. No solo nos ayudará a ensuciarnos menos, sino que trabajaremos más eficientemente, con mayor seguridad y motivación. Además, nos ayudará a detectar fallos y averías más fácilmente. En el ejemplo propuesto del escritorio, se observa que existen virutas de sacapuntas y restos de goma de borrar que entorpecen la tarea de pintar en el folio. Basta con eliminar dicha suciedad para poder trabajar mejor y, quizás, ver defectos que existan en el folio o en el dibujo.

    2s vs 3s

    2s vs 3s

  4. Seiketsu (estandarización): puede resultar extraño, pero se puede estandarizar casi todo en un puesto de trabajo, desde procedimientos y métodos de trabajo, hasta la configuración del mismo, horarios y planes o auditorías para mantener las 5S. En nuestro ejemplo, se ha optado por estandarizar la configuración del puesto y su implementación, para lo cual se ha añadido un cuaderno de instrucciones con las indicaciones de cómo ha de dejarse el escritorio tras cada uso. Alternativamente se puede realizar una foto de dicho estado y tenerla siempre a la vista.

    3s vs 4s

    3s vs 4s

  5. Shitsuke (disciplina): quizás la “S” más complicada de implementar y mantener. Con el tiempo, es frecuente olvidarse de la importancia de mantener las 5S, de colocar las cosas donde deberían estar, de mantener una limpieza periódica, etc. Ello requiere la implicación de cada usuario del puesto de trabajo, entrenamiento, formación y auto-disciplina. Volviendo a nuestro símil, podríamos implementar esta “S” a través de un plan informativo y formativo, así como inspecciones periódicas del escritorio en presencia del usuario para detectar las desviaciones y recoger posibles propuestas de mejora. Como ejemplo, se a añadido al escritorio un plan de formación para cada usuario y un panel donde aparece el calendario de inspecciones y su checklist correspondiente.

    4s vs 5s

    4s vs 5s

Existe una tendencia a añadir una sexta “S” relativa a la Seguridad, dado que es algo que cada día tiene más importancia en el mundo empresarial. No obstante, podemos concluir que implementando las 5S anteriormente descritas, la seguridad en el puesto de trabajo se verá incrementada en gran medida sin necesidad de otras acciones específicas.

Como veis, las 5S es algo sencillo de entender y comprender, pero complejo en su implementación, principalmente por cuestiones de pereza inherentes al propio ser humano. Por regla general, a la mayoría de personas les gusta vivir y trabajar en un entorno limpio, cómodo, ordenado y agradable, pero ello requiere de la propia fuerza de voluntad para mantenerlo en el tiempo, lo que lo convierte en algo tedioso y poco apetecible.

Y con esto cierro mi explicación sobre esta fabulosa herramienta. Espero que te haya motivado a empezar a aplicarla en tu puesto de trabajo o en tu vida personal. Si es así, te aseguro que serás más feliz allí donde la apliques. Si no te ha convencido, mira la imagen siguiente y dime ¿en cuál de los dos escritorios preferirías trabajar?

0s vs 5s

Comparativa de un puesto de trabajo donde se han aplicado las 5s

No lo olvides, ¡todo es mejorable, y debe ser mejorado!

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