Los 5 Porqués (5 Why´s)

Se trata de una de las primeras palabras que aprendemos cuando comenzamos a hablar, e incluso algunos la llegamos a repetir como auténticos loros. Lo encuadramos dentro de las herramientas o técnicas de la Mejora Continua, pero no deja de ser una mera aplicación del sentido común, el cual utilizamos de forma cotidiana ante cualquier problema sin ser conscientes de ello. ¿Cuántas veces al día te haces esa pregunta?

Al final, algo tan simple se ha acabado convirtiendo en una herramienta muy poderosa dentro de las organizaciones. ¿Cómo puede una sola pregunta llegar a ser tan valiosa? Cuando te haces esa pregunta, ¿lo haces correctamente? ¿Por qué no consigues dar con la respuesta correcta? Si quieres saber el porqué del por qué, solo tienes que seguir leyendo…

Como era de esperar, el desarrollo y aplicación de esta técnica se remonta a la segunda mitad del siglo XX en el entorno de la empresa Toyota, de la mano del inventor japonés Sakichi Toyoda.

Como bien he indicado, la técnica de los 5 porqués (5 Why’s ó 5W’s ) se basa en la lógica más simple que tiene el ser humano para resolver un problema, y eso es preguntarse el «porqué» de las cosas. Quien no ha sido víctima alguna vez por parte de un niño con su interrogatorio repetitivo de la frase «¿Y por qué? ¿Y por qué? ¿Y por qué?…». Ese afán de curiosidad y saber forma parte de nuestra naturaleza innata. Por desgracia, en algunos casos se pierde con la edad, y con ello se pierde también una gran capacidad de mejora.

Es decir, ante cualquier problema, lo lógico y más eficiente para su resolución o mejora es eliminar la causa raíz que lo provoca, pero para ello lo primero es encontrar dicha causa. Y es en ese punto donde entra en juego la técnica ya que, en no pocas ocasiones, detectar la causa raíz de un problema puede ser algo verdaderamente complejo y difícil.

El método de los 5 porqués consiste simplemente en plantearse, de forma secuencial, por qué sucede algo y dar una respuesta a ello, así sucesivamente hasta llegar a la causa última que sea el origen de nuestro problema. Una vez identificada la causa raíz, tendremos gran parte del camino recorrido, y solo habrá que actuar sobre la misma para eliminarla o reducirla. A continuación os dejo un par de ejemplos muy ilustrativos:

Ejemplo de la técnica de los 5 porqués http://www.ingenieriadeautomocion.wordpress.com

 Como podéis ver en los ejemplos, la técnica se puede utilizar en cualquier situación, si bien es cierto, su más extendida aplicación sistemática ha sido dentro del ámbito de mejora continua y resolución de problemas en la industria.

Un aspecto a destacar es que el número de porqués a aplicar dependerá de cada situación, siendo el número de iteraciones mayor cuanto más complejo es el problema a resolver. Por lo que habrá problemas cuyo primer por qué nos lleve directamente a la causa, mientras que en otros habrá que plantearse la pregunta muchas más veces.

Además, en problemas complejos la respuesta al por qué no siempre es fácil, la respuesta puede ser desconocida, o en ocasiones son varias las causas implicadas en cada fase, lo cual complica aún más su análisis. En estos casos, generalmente se hace muy necesario haber previamente utilizado otras herramientas, como por ejemplo el diagrama de Ishikawa, para conocer todas las posibles causas implicadas en el problema.

Así visto, la técnica parece sencilla de aplicar, no obstante en ocasiones la situación, las prisas por resolver el problema y el estrés nos pueden hacer caer en ciertos errores a la hora de su planteamiento y aplicación, algunos de ellos serían:

• No definir correctamente el problema: por ejemplo no es lo mismo definir nuestro problema como tener un examen suspenso, a que el problema sea que hemos obtenido una baja nota en el examen (habiendo aprobado).
• Desconocer la causa en uno de los pasos o dar una respuesta incorrecta: por ejemplo cometeríamos un error respondiendo que la causa de llegar tarde a casa es el exceso de trabajo, si realmente la causa fuese un elevado tiempo de desplazamiento desde el trabajo a casa.
• Saltarse uno o más pasos para intentar llegar directamente a la solución: ello puede hacernos pasar por encima detalles que sean cruciales para dar con la verdadera causa.
• No llegar hasta el final del proceso: es un problema muy común, y su consecuencia es que no llegaremos a la causa raíz del problema. Quizás consigamos mejorarlo, pero no lo eliminaremos. Por ejemplo podríamos haber parado en el primer por qué del ejemplo del examen suspenso, y entonces nos centraríamos únicamente en intentar estudiar más horas, lo cual puede quizás nos ayude o nos perjudique, si por ejemplo robamos horas de descanso para estudiar más, creando un impacto negativo en nuestro rendimiento tanto laboral como académico.

Creo que no cabe duda del poder de esta herramienta, puede sacar a la luz causas que jamás se nos hubiesen pasado por la cabeza en un principio, como por ejemplo que la causa «principal» de mi suspenso sea que mi empresa tiene falta de personal, o que el motor de mi vehículo no arranca porque una especificación de montaje del proveedor del sistema de combustible es incorrecta.

Os animo a que pongáis en práctica esta técnica, sus resultados os pueden sorprender, ya que sin un análisis adecuado del problema pocas posibilidades tendréis de acertar para hacerlo frente.

¡No lo olvides, todo es mejorable, y debe ser mejorado!